Dalam perkembangan teknologi, email menjadi sarana penunjang dalam mengirimkan menjalin kerjasama dengan perusahaan baik dalam pengiriman pesan elektronik, mengirimkan file attachment seperti proposal kerjasama, mengirimkan pesan dalam bentuk gambar, maupun PDF ataupun video.

G Suite menghadirkan layanan pengiriman pesan email yang dapat membantu pengguna untuk meningkatkan efisiensi kerja dan efektifitas kerja, selain mengirimkan email, G Suite dapat juga digunakan untuk membuat dokumen office seperti:

1. Google Docs: Untuk membuat dokumen word,
2. Google Spreadsheet: Untuk membuat file pencatatan accounting,
3. Google Slides: Untuk membuat file presentasi

Selain itu G Suite dapat membantu Anda dalam melakukan komunikasi jarak jauh seperti video conference (Google Hangout Meets) dan Google Hangout untuk chatting dengan team maupun dengan customer.

Lalu sebenarnya apa saja kelebihan yang dimiliki jika kita berlangganan G Suite ?

1. Collaborate with Team
G Suite menghadirkan layanan dengan kolaborasi secara real time, sehingga ada dapat membuat file lebih mudah dan cepat

2. Meet Safely From Anywhere

Ditengah masa pandemi ini kerja dari rumah bukan menjadi sebuah masalah, dengan Google Suite Anda dapat berkolaborasi dan berinteraksi dengan tim, customer maupun kolega dengan mudah

3. Storage Drive

Untuk memenuhi kebutuhan kerja perusahaan Anda, diperlukan penyimpanan data yang besar mulai dengan layanan G Suite Basic Anda dapat menyimpan data sebesar 30GB atau Jika ada ingin menyimpan data lebih besar, Anda bisa menggunakan layanan G Suite Business dengan kapasitas penyimpan 1 TB hingga Unlimited.

Selain itu Anda tidak hanya dapat menyimpan data dalam jumlah besar, namun data yang ada simpan dan Anda bagikan dengan tim Anda (Kolaborasi) yang dapat memudahkan Anda sharing file dan mengerjakan data secara bersama-sama.

Pictures Sources: https://gsuite.google.com/intl/en_id/

Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Google Workspace sekarang!

Cara Mencegah Email Masuk SPAM

Pengertian Spoofing adalah penggunaan email atau suatu teknik untuk memperoleh akses yang tidak sah ke suatu komputer atau informasi yang dapat merusak segala sistem informasi dengan melakukan serangan ke server.

Untuk itu setiap perusahaan terutama perusahaan penyedia layanan Email meningkatkan kualitas keamanan server mereka, dengan menggunakan proteksi security yang canggih

G Suite, merupakan provide layanan Email terbaik dengan high level security yang tinggi, dengan menggunakan otorisasi spoofing, adapun keamanan G Suite (Sender Policy Framework) Atau di sebut SPF merupakan metode keamanan email untuk mencegah spoofing dari domain anda.

Adapun langkah-langkah dalam membuat data SPF bagi domain anda. Jika Anda memerlukan bantuan dalam menambahkan data TXT, hubungi host domain Anda.

1. Login ke akun domain Anda di host domain (bukan konsol Google Admin)
2. Temukan halaman untuk memperbarui data DNS domain Anda. Halaman ini mungkin bernama: DNS management, name server management, atau advanced settings.
3. Temukan data TXT Anda, lalu cari tahu apakah di dalamnya telah ada data SPF. Data SPF dimulai dengan v=spf1.Jika Anda sudah memiliki data SPF, lanjutkan ke langkah 4. Jika belum, lanjutkan ke langkah 5.
4. Jika domain Anda sudah memiliki data SPF, hapus data tersebut.Anda juga dapat memperbarui data SPF yang sudah ada untuk digunakan dengan beberapa server email. Tidak direkomendasikan untuk menggunakan lebih dari satu data SPF karena dapat menyebabkan masalah otorisasi. Sebaiknya gunakan data SPF yang sama untuk semua server email Anda.
5. Buat data TXT dengan nilai berikut:
   • Name/Host/Alias: Masukkan @ atau biarkan kosong. Data DNS Anda yang lain mungkin menunjukkan entri yang benar.
   • Time to Live (TTL): Masukkan 3600 atau biarkan default.
   • Nilai/Jawaban/Tujuan: Masukkan v=spf1 include:_spf.google.com ~all
6. Simpan datanya.

Data SPF baru Anda akan diterapkan dalam waktu 48 jam, tetapi dapat berlangsung lebih cepat.

Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Google Workspace sekarang!

Apa itu Email Alias?

Email alias sendiri adalah email tambahan yang terhubung dengan akun G Suite, yang dapat ditambahkan pada akun G Suite Anda. Lalu apa saja fungsi dari email alias itu?

Berikut ada beberapa informasi menarik tentang email alias:

1. Email alias bisa ditambahakan pada akun G Suite Anda
2. Dengan email alias, Anda dapat menerima email dari klien Anda menggunakan alamat email berbeda

Mengirim Email dari Alias

Dengan membuat email alias, pengguna dapat menerima email di alamat tersebut. Untuk mengirim email dengan alamat alias di bidang Dari, pengguna perlu menyiapkan alamat Dari khusus di Gmail. Hal itu juga harus dilakukan untuk menerima pesan yang mereka kirimkan ke email aliasnya sendiri.

Berikut langkah-langkah membuat email alias:
1. Masuk ke halaman login administrator G Suite anda atau dengan mengakses ke https://admin.google.com/

2. Kemudian klik user yang akan dibuatkan alias, dalam kasus ini adalah user Enrico

3. Klik information

Lalu klik email alias

Setelah itu klik save

4. Setelah nama alias di setting, lalu kirimkan email untuk lakukan pengetesan, dengan cara mengirimkan email dari luar ke user sahata@visioinformatika.com

5. Setelah email dikirimkan ke tujuan, maka email masuk ke kotak inbox

Demikian cara membuat email alias & mengirimkan email alias
untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami di 085283631242 atau ke 021-47883595.

Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Google Workspace sekarang!

Cara Membuat Email Perusahaan dengan Gmail For Business (G Suite)

Email dengan nama domain sendiri

Jika Anda memiliki perusahaan yang sedang berkembang, Anda akan membutuhkan lebih banyak fitur/fasilitas dari provider email dari pada layanan email gratisan. Hal itulah yang membuat G Suite Email (Dulu dikenal Gmail for Business) ada. Dalam Email G Suite sudah termasuk fitur-fitur dasar Gmail yang ada pada akun Gmail gratisan, tetapi sudah dimasukkan banyak fitur-fitur tambahan yang di butuhkan oleh perusaan yang sedang berkembang, seperti: nama domain sendiri (sesuai brand atau nama perusahaan) yang diinginkan dan support teknis. Dalam blog ini akan di bahas tahapan cara membuat email perusahaan dengan G Suite dari Google.

Apa itu Email G Suite

Ada beberapa perbedaan antara Gmail versi gratis dan Gmail untuk bisnis (G Suite Email). Tiga diantara perbedaan tersebut penting bagi pemilik bisnis dan selebihnya adalah bagi yang membutuhkan lebih dari sekedar fitur dasar dari yang di berikan Gmail.

Beberapa manfaat Email G Suite

• Nama domain email sesuai dengan domain web site perusahaan
• Layanan teknikal support 24/7 melalui telepon, email atau online.
• Tidak ada iklan di Email.
• Kapasitas penyimpanan email lebih besar, mulai dari 30G
• Jika diperlukan bisa menggunakan email klien seperti Outlook, Thunderbird dan lainnya sesuai selera.
• Login satu kali, bisa menggunakan email dan fasilitas/Tools dari G Suite lainya untuk produktifitas seperti: Docs, Sheets, Slides.
• Berbagi kalender info antara pegawai dalam perusahaan.
• Logo perusahaan sendiri di interface Gmail.

Beberapa hal kenapa Anda memilih email G Suite dari pada Gmail versi gratisan

• Branding bisnis Anda dengan nama bisnis dan domain website.
• Karyawan Anda sudah biasa menggunakan email untuk pekerjaannya. Jadi jika menggunakan tools yang sama trainingnya lebih mudah.
• Anda membutuhkan email dengan layanan support 24 jam.
• Kapasitas email gratisan tidak mencukupi.
• Kebutuhan integrasi dengan tools G Suite seperti Docs, Sheet atau Slides untuk produktifitas kerja.

Tahapan membuat akun Email G Suite dengan nama email sesuai domain sendiri.

Langkah 1. Pilih paket email G Suite

Langkah pertama adalah memilih paket yang Anda butuhkan. Ada 3 plan yang berbeda yaitu:

• G Suite Basic
• G Suite Business
• G Suite Enterpirse

Anda dapat melihat ketiga paket tersebut dan membandingklan fitur-fitur yang di berikan di Paket dan Harga G Suite

Langkah 2. Mengikti Wizard Pembuatan Akun G Suite (Free Trial 14 hari)

Untuk melakukan free trial dengan mengikuti tautan ini: Free Trial. Pada tahap ini, Google akan menyediakan form isian dalam bentuk wizard untuk melengkapi segala informasi yang diperlukan untuk membuat email G Suite, antara lain informasi yang diminta adalah :

Welcome Screen

Info Nama Bisnis dan Jumlah karyawan

Lokasi Bisnis dan Nomor telepon (Untuk lokasi Indonesia harga lebih murah 40% untuk G Suite Basic)

Alamat Email saat ini, untuk keperluan notifikasi tentang G Suite Anda.

Pilihan: Sudah memiliki domain untuk Email atau belum. Untuk form selanjutnya (asumsi sudah memiliki domain). Jika belum punya domain bisa beli terlebih dahulu di provider hostinga, misal: Nusa Hosting

Memasukkan nama domain yang akan digunakan sebagai alamat email

Memasukkan Nama Anda atau Admin (Sebagai User Admin)

Membuat user atau email admin (user pertama sebagai admin)

Opsi Pengiriman Email Informasi Tips dan Pengumuman

Verifikasi Bahwa Pembuat Bukan Robot dan menyetujui Perjanjian G Suite.

Tahap Pembuatan Akun G Suite Selesai

Tahap III Penyiapan Setup dan Verifikasi Domain

Menyiapkan G Suite (Klik Button Buka Penyiapan pada Tahap sebelumnya)

Tambahkan Anggota ke akun G Suite (Maksimalsejumlah rang yang kita pilih di awal)

Memberitahu tim tentang email perusahaan yang baru dibuat (Klik tombol kirim)

Verifikasi Domain dan Penyiapan Email Pada tahap verifikasi kepemilikan domain ada 3 Metoda yang dapat digunakan, dalam hal ini dicontohkan menggunakan cara kedua seperti pada gambar:

Pada contoh berikut ini, di asumsikan setting data TXT di customer area https://nusahosting.com, jika host domain pada provider lain dapat menyesuaikan sesuai dengan panel masing provider host domain. Pilih record TXT, masukkan nama host (jika bukan sub domain: kosongkan) lalu masukkan value nya sesuai gambar diatas ke form management DNS hostingan (Gambar di bawah)

Setelah Menyimpan data verifikasi, berikutnya memasukkan data MX record G Suite sesuai gambar dibawah dan menyimpan di hostingan.

Gambar diatas ini adalah info setingan MX record G Suite. Pada gambar di bawah pada panel setingan DNS dari hostingan, masukkan ke 5 MX record tersebut dan simpan.

Jika semua tahapan Verifikasi dan Penyiapan Sudah selesai, klik tombol Verifikasi Domain dan Siapkan Email seperti dibawah

Jika settingan sudah dilakukan dengan benar, maka verifikasi domain selesai dan berhasil.

Sampai disini sudah selesai proses pembuatan akun Email Perusahaan di G Suite, dan user sudah dapat menggunakan email dengan nama domain perusahaan atau brand, melalui interface gmail di: https://gmail.com  , pada gambar diatas klik tombol BERIKUTNYA, jika ingin langsung berlangganan setelah masa trial dengan melakukan pembayaran atau billing. Pembayaran yang disediakan adalah melalui kartu kredit. Jika ingin pembayaran dengan transfer bank dalam rupiah (invoice / faktur pajak) , dapat di bantu oleh Google Partner yang ada di Indonesia seperti PT Visio Informatika.

Berikut ini adalah tampilan saat pertama login ke interface Gmail dengan nama domain sendiri:

Tampilan Login di https://gmail.com

Tampilan Welcome saat pertama kali login GMAIL dengan nama domain perusahaan

Tampilan Interface GMAIL dengan domain sendiri

Selanjutnya dapat dilakukan kustomisasi terhadap tampilan ataupun url untuk interface, logo perusahaan (menggantikan logo google di interface gmail), dimana hal ini tidak termasuk pembahasan dalam tutorial ini.

Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Google Workspace sekarang!

Gmail Melalui Ms Outlook

1. Setting disisi Admin Console (khusus Gmail G Suite)

Terlebih dahulu admin melakukan setting di https://admin.google.com

• Masuk menu Security
• Pilih Basic Settings
• Pilih Less secure apps
• Go to settings for Less secure apps
• Pilih Allow users to manage their access to less secure apps

Login ke Gmail menggunakan akun yang ingin di sinkronkan (direkomendasikan hanya satu akun saja yang login)

Pilih Setting (dikanan atas layar Gmail)

Pilih Tab Forwarding and POP/ IMAP

Di Menu IMAP Access, pilih/ beri ceklist pada Enable IMAP dan sesuaikan setting lainnya sesuai kebbutuhan user Klik Save Changes

Kemudian masuk ke link https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps kemudian pilih Turn On

2. Setting di sisi Email Client (Ms Outlook)

Buka Outlook dan Pilih Tab FILE lalu Add Account

Pilih Manual setup

Pilih POP or IMAP

POP dan IMAP Account Setting
User Information
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda

Server Information
Account Type : IMAP
Incoming mail server : imap.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) : smtp.gmail.com

Logon Information

User Name : isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda
Setelah semua field diisi pilih More Settings

Pilih Tab Outgoing Server ceklist My Outgoing server (SMTP) requires authentication

Selanjutnya pilih Tab Advanced
Incoming Server (IMAP) : 993
Encryted connection : SSL
Outgoing Server (SMTP) : 465 atau 587
Encryted connection : TLS
Lalu Klik OK

Lalu Pilih NEXT dan Outlook akan melakukan test Account

Setelah berhasil melakukan setup silahkan klik Finish atau Add another account untuk menambahkan akun lainnya di outlook

Tingkatkan produktivitas tim Anda dengan Google Workspace sekarang!