Cara Membuat Email Perusahaan Dengan Domain Sendiri

Cara Membuat Email Perusahaan Dengan Domain Sendiri

Cara Membuat Email Perusahaan dengan Gmail For Business (G Suite)

Email dengan nama domain sendiri

Jika anda memiliki perusahaan yang sedang berkembang, anda akan membutuhkan lebih banyak fitur/fasilitas dari provider email dari pada layanan email gratisan. Hal itulah yang membuat G Suite Email (Dulu dikenal Gmail for Business) ada. Dalam Email G Suite sudah termasuk fitur-fitur dasar Gmail yang ada pada akun Gmail gratisan, tetapi sudah dimasukkan banyak fitur-fitur tambahan yang di butuhkan oleh perusaan yang sedang berkembang, seperti: nama domain sendiri (sesuai brand atau nama perusahaan) yang diinginkan dan support teknis. Dalam blog ini akan di bahas tahapan cara membuat email perusahaan dengan G Suite dari Google.

Apa itu Email G Suite

Ada beberapa perbedaan antara Gmail versi gratis dan Gmail untuk bisnis (G Suite Email). Tiga diantara perbedaan tersebut penting bagi pemilik bisnis dan selebihnya adalah bagi yang membutuhkan lebih dari sekedar fitur dasar dari yang di berikan Gmail.

Beberapa manfaat Email G Suite

  • Nama domain email sesuai dengan domain web site perusahaan
  • Layanan teknikal support 24/7 melalui telepon, email atau online.
  • Tidak ada iklan di Email.
  • Kapasitas penyimpanan email lebih besar, mulai dari 30G
  • Jika diperlukan bisa menggunakan email klien seperti Outlook, Thunderbird dan lainnya sesuai selera.
  • Login satu kali, bisa menggunakan email dan fasilitas/Tools dari G Suite lainya untuk produktifitas seperti: Docs, Sheets, Slides.
  • Berbagi kalender info antara pegawai dalam perusahaan.
  • Logo perusahaan sendiri di interface Gmail.

 

Beberapa hal kenapa anda memilih email G Suite dari pada Gmail versi gratisan

  • Branding bisnis anda dengan nama bisnis dan domain website.
  • Karyawan anda sudah biasa menggunakan email untuk pekerjaannya. Jadi jika menggunakan tools yang sama trainingnya lebih mudah.
  • Anda membutuhkan email dengan layanan support 24 jam.
  • Kapasitas email gratisan tidak mencukupi.
  • Kebutuhan integrasi dengan tools G Suite seperti Docs, Sheet atau Slides untuk produktifitas kerja.

Tahapan membuat akun Email G Suite dengan nama email sesuai domain sendiri.

Langkah 1. Pilih paket email G Suite

Langkah pertama adalah memilih paket yang anda butuhkan. Ada 3 plan yang berbeda yaitu:

  • G Suite Basic
  • G Suite Business
  • G Suite Enterpirse

Anda dapat melihat ketiga paket tersebut dan membandingklan fitur-fitur yang di berikan di Paket dan Harga G Suite

Langkah 2. Mengikti Wizard Pembuatan Akun G Suite (Free Trial 14 hari)

Untuk melakukan free trial dengan mengikuti tautan ini: Free Trial. Pada tahap ini, Google akan menyediakan form isian dalam bentuk wizard untuk melengkapi segala informasi yang diperlukan untuk membuat email G Suite, antara lain informasi yang diminta adalah :

 

Welcome Screen
 Info Nama Bisnis dan Jumlah karyawan
 
 Lokasi Bisnis dan Nomor telepon (Untuk lokasi Indonesia harga lebih murah 40% untuk G Suite Basic)
 
 Alamat Email saat ini, untuk keperluan notifikasi tentang G Suite anda.
 
 Pilihan: Sudah memiliki domain untuk Email atau belum. Untuk form selanjutnya (asumsi sudah memiliki domain). Jika belum punya domain bisa beli terlebih dahulu di provider hostinga, misal: Nusa Hosting
 
 Memasukkan nama domain yang akan digunakan sebagai alamat email
 
 Memasukkan Nama Anda atau Admin (Sebagai User Admin)
 
 Membuat user atau email admin (user pertama sebagai admin)
 
 Opsi Pengiriman Email Informasi Tips dan Pengumuman
 
 Verifikasi Bahwa Pembuat Bukan Robot dan menyetujui Perjanjian G Suite.
 
 Tahap Pembuatan Akun G Suite Selesai

Tahap III Penyiapan Setup dan Verifikasi Domain

Menyiapkan G Suite (Klik Button Buka Penyiapan pada Tahap sebelumnya)
Tambahkan Anggota ke akun G Suite (Maksimalsejumlah rang yang kita pilih di awal)
Memberitahu tim tentang email perusahaan yang baru dibuat (Klik tombol kirim)
Verifikasi Domain dan Penyiapan Email
Pada tahap verifikasi kepemilikan domain ada 3 Metoda yang dapat digunakan, dalam hal ini dicontohkan menggunakan cara kedua seperti pada gambar:
Pada contoh berikut ini, di asumsikan setting data TXT di customer area https://nusahosting.com, jika host domain pada provider lain dapat menyesuaikan sesuai dengan panel masing provider host domain. Pilih record TXT, masukkan nama host (jika bukan sub domain: kosongkan) lalu masukkan value nya sesuai gambar diatas ke form management DNS hostingan (Gambar di bawah)
Setelah Menyimpan data verifikasi, berikutnya memasukkan data MX record G Suite sesuai gambar dibawah dan menyimpan di hostingan.
Gambar diatas ini adalah info setingan MX record G Suite. Pada gambar di bawah pada panel setingan DNS dari hostingan, masukkan ke 5 MX record tersebut dan simpan.
 
Jika semua tahapan Verifikasi dan Penyiapan Sudah selesai, klik tombol Verifikasi Domain dan Siapkan Email seperti dibawah
Jika settingan sudah dilakukan dengan benar, maka verifikasi domain selesai dan berhasil.
Sampai disini sudah selesai proses pembuatan akun Email Perusahaan di G Suite, dan user sudah dapat menggunakan email dengan nama domain perusahaan atau brand, melalui interface gmail di: https://gmail.com  , pada gambar diatas klik tombol BERIKUTNYA, jika ingin langsung berlangganan setelah masa trial dengan melakukan pembayaran atau billing. Pembayaran yang disediakan adalah melalui kartu kredit. Jika ingin pembayaran dengan transfer bank dalam rupiah (invoice / faktur pajak) , dapat di bantu oleh Google Partner yang ada di Indonesia seperti PT Visio Informatika
  Berikut ini adalah tampilan saat pertama login ke interface Gmail dengan nama domain sendiri:
Tampilan Login di https://gmail.com

Tampilan Welcome saat pertama kali login GMAIL dengan nama domain perusahaan
 Tampilan Interface GMAIL dengan domain sendiri
 Selanjutnya dapat dilakukan kustomisasi terhadap tampilan ataupun url untuk interface, logo perusahaan (menggantikan logo google di interface gmail), dimana hal ini tidak termasuk pembahasan dalam tutorial ini.

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Akses Gmail Melalui Ms Outlook

Gmail Melalui Ms Outlook

1. Setting disisi Admin Console (khusus Gmail G Suite)

Terlebih dahulu admin melakukan setting di https://admin.google.com

  • Masuk menu Security
  • Pilih Basic Settings
  • Pilih: Less secure apps
  • Go to settings for less secure apps
  • Pilih allow users to manage their access to less secure apps

gmail1

Login ke Gmail menggunakan akun yang ingin di sinkronkan (direkomendasikan hanya satu akun saja yang login)

Pilih Setting (dikanan atas layar Gmail)

gmail2

Pilih Tab Forwarding and POP/ IMAP

Di Menu IMAP Access, pilih/ beri ceklist pada Enable IMAP dan sesuaikan setting lainnya sesuai kebbutuhan user Klik Save Changes

gmail3

Kemudian masuk ke link https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps kemudian pilih Turn On

gmail4

2. Setting di sisi Email Client (Ms Outlook)

Buka Outlook dan Pilih Tab FILE lalu Add Account

Pilih Manual setup

gmail5

Pilih POP or IMAP

gmail6

POP dan IMAP Account Setting
User Information
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda

Server Information
Account Type : IMAP
Incoming mail server : imap.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) : smtp.gmail.com

Logon Information

User Name : isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda
Setelah semua field diisi pilih More Settings

gmail7Pilih Tab Outgoing Server ceklist My Outgoing server (SMTP) requires authentication

gmail8

gmail9

Selanjutnya pilih Tab Advanced
Incoming Server (IMAP) : 993
Encryted connection : SSL
Outgoing Server (SMTP) : 465 atau 587
Encryted connection : TLS
Lalu Klik OK

Lalu Pilih NEXT dan Outlook akan melakukan test Account

gmail10

gmail11

Setelah berhasil melakukan setup silahkan klik Finish atau Add another account untuk menambahkan akun lainnya di outlook

Migrasi Sebagian Email ke Gmail Google Workspace (Split dan Dual Delivery)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail Google Workspace (Split dan Dual Delivery)

Migrasi Sebagian Email ke Gmail (Google Workspace)

Dalam beberapa situasi diperlukan melakukan migrasi sebagian email user dari mail server lama (misal mail server yang disediakan oleh hostingan) ke mail server Gmail (Google Workspace). Hal ini dapat dilakukan dengan cara Split Delivery dan Dual Delivery.

Dengan split delivery, jika akun email tidak ditemukan di mail server Google akan diteruskan ke mail server lama. Dengan demikian baik user di mail server lama maupun mail server Googe akan dapat menerima email yang dikirim.

Namun demikian apa bila pengirim bersasal dari mail server lama, maka pesan tidak sampai ke akun email yang ada di mail server Google. Untuk mengatasi hal ini perlu dilakukan setting Dual Delivery disisi mail server lama.

Untuk contoh dalam tutorial ini di tetapkan untuk menggunakan Mail Server Google sebagai pintu masuk email ke domain. Domain yang akan digunakan sebagai contoh adalah visioinformatika.com.

Use Case:

  1. Domain visioinformatika.com
  2. Mail server utama menggunakan mail server Google
    • Terdapat user polan@visioinformatika.com
  3. Mail server kedua menggunakan mail server hostingan (cpanel)
    • Terdapat user budi@visioinformatika.com
  4. Dengan split delivery email yang dikirim dari eksternal atau dari internal mail server google akan di teruskan ke mail server hostingan (cpanel)
  5. Dikarenakan mail server utama menggunakan mail server google, maka pastikan MX record di pointing ke mail server google seperti pada gambar dibawah.

Split Delivery

Dengan split delivery, seluruh email di routingkan ke Google Mail Server. Berikut cara mengkonfigurasi Split Delivery :

  1. Login ke  Google Admin console (https://admin.google.com).
  2. Dari Dashboard, masuk ke:  Apps>Google Workspace>Settings for Gmail
  3. Buat Host yang merupakan info/settingan mail server lama
  4. Setup routing untuk split delivery terhadap host yang telah dibuat.

Membuat Host Untuk Split Delivery

  • Login ke Google Admin console (https://admin.google.com).
  • Dari Dashboard, masuk ke: Apps>Google Workspace>Settings for Gmai
  • Masuk ke Admin Console, search Settings for Gmail (enter), klik Hosts
  • Klik Add Route
  • Sesuaikan isian dengan kondisi mail server hostingan/tujuan
Split Delivery Add Route
  • Kembali ke menu Settings For Gmail, klik Default Routing , lalu klik Configure
  • Sesuaikan dengan contoh berikut dimana Pilihan Change Route, di sesuaikan dengan nama Host yang sudah dibuat sebelumnya, lalu save.

Dual Delivery

Dual delivery dilakukan dengan memforward email yang berasal dari akun dari mail server lama ke akun alias yang berada di mail server Google.
Berikut tahapan mengkonfigurasi dual delivery.

  1. Pada saat membuat akun Google Workspace,  kita menghubungkan nama domain kita dengan akun tersebut. Dalam hal ini secara default Google Workspace akan membuat domain alias dengan subdomain domain test-google-a.com, misal user polan@visioinformatika.com akan memiliki alias polan@visioinformatika.com.test-google-a.com
  2. Lakukan forwarding email di mail hosting lama untuk akun yang sudah di pindah ke mail server google. Misalkan akun polan@visioinformatika.com berada di mail server google, maka di mail server lama (hostingan) lakukan forwarding untuk polan@visioinformatika.com  ke akun polan@visioinformatika.com.test-google-a.com.

Misal di mail server lama terdapat akun email budi@visioinformatika.com dan ingin mengirim pesan email ke polan@visioinformatika.com yang berada di server mail google, maka server mail hostingan akan memforward ke polan@visioinformatika.com.test-google-a.com yang merupakan alias dari polan@visioinformatika.com

Jika tidak dilakukan forwarding email tersebut, maka jika budi@visioinformatika.com kirim pesan ke polan@visioinformatika.com akan error, karena akun polan tidak ada di mail server hostingan.

Contoh Setting Email Forwarding (CPANEL)

Pastikan settingan mail server di cpanel mengizinkan relay dari server lain (Google Mail Server).
Hal ini dapat dilakukan dengan mensetting Routing seperti pada gambar berikut:

Contoh Setting Email Forwarding (PLESK)

Mapping Google Site ke Domain Sendiri

Mapping Google Site ke Domain Sendiri

Site/Website yang dibuat melalui Google Apps hanya dapat dimapping ke custom URL oleh akun administrator dari Google Apps tersebut. Jika anda adalah admin, anda dapat melakukan mapping suatu site ke URL apps anda (misal AppsAnda.com) melalui Konsole admin Google:

  1. Login ke Konsole Admin Google https://admin.google.com
  2. Dari dashboard, klik: Apps>Google Apps>Sites
  3. Klik Web Address Mapping
  4. Klik pada Add a new web address mapping
  5. Pada bagian bawah site location, ketik lokasi site anda, misal: https://sites.google.com/a/visioinformatika.com/marbona-pakpahan/ , dimana marbona-pakpahan merupakan lokasi dari site anda.
  6. Dibawah “Web Address” ketik “www
  7. Klik Save changes
  8. Selanjutnya, ikuti petunjuk yang muncul untuk menambahkan record CNAME pada host domain anda.
  9. Menambahkan suatu record CNAME, perlu login ke website dari host domain anda (bukan pada Google). Untuk instruksi  tahapan step by step, lihat Menambahkan record CNAME
  10. Klik I’ve completed these steps.

Contoh Tampilan di konsole admin:

site-mapping

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dengan demikian site: https://sites.google.com/a/visioinformatika.com/marbona-pakpahan/ dapat diakses melalui: https://marbona-pakpahan.visioinformatika.com/

Tahapan Menambahkan Record CNAME

cname-set

 

 

Drop Box ke Google Drive

Drop Box ke Google Drive

Dropbox to Google Drive

dropbox vs driveDropbox is a popular service that enables users to see the files that is being edited in the cloud. It keeps your files synced, safe, and easy to be shared.  It can be used as file storage and data backup, which is suitable for businesses. Dropbox for business comes with 1TB of storage for each user with a minimum of 5 licenses, so if you have a total of 10 users, you will have 10TB of total pooled storage for $1,500 per year (or $150/user/month). Instead of saving your files in your computer, you can make use of Dropbox. By getting a Dropbox account, you can get an access to whatever you save without making use of the PC you use. As long as you have an internet connection, you can open and retrieve files on any computer you use. Dropbox can also be use as photo storage and file storage. Google drive is considered to be one of best alternatives to Dropbox because it does exactly the same thing, but does it even better.

  • You can install Google Drive to your PC/Mac and get an instant access to document editor and file storage. You can also upload files to backup and keep files synced.
  • Drive for Work provides an unlimited storage per user for 5 users or above.  If you buy less than 5 users, you get a terabyte per user. The price is $10 user per month. So if your organization has 10 users, cost becomes $1,200 per year, which is less expensive than the cost of Dropbox, and you can even get an unlimited storage.
  • Life after Dropbox presentation provides an idea about how to use Google Drive like Dropbox.

Use Case

A Company (IT Company) has been using dropbox for business for many years for their entire 100 users. The setup allows storing data up to 100TB but after they made a transition to Google Apps for the Email and Collaboration service, they also took an interest in the Google Drive. Moreover, they have all features of Google Apps for work such as Gmail, Google Docs, calendar, sites, groups as well as email archiving service Google vault. So they can switch their messaging and collaboration platform to Google Apps or just turn on Google Drive or Docs for the time being.

Conclusion

Your company needs a top notch repository service with an affordable price. You can either switch your entire IT service platform into Google or just choose to use certain services. Also, recently released Google Photos allows you to store video and photos without occupying your storage limit. Counsel with Google Apps service provider to get you the most optimized solution for your organization.