Ada beberapa variasi atau perbedaan Gmail dan Akun Google Workspace mulai dari gmail dasar sampai akun yang berbayar dan memiliki kemanan dan kapasitas yang tinggi yaitu akun Google Worspace Business Standar s/d  Google Workspace Enterprise. Berikut akan dijelaskan 4 tipe akun Google dan bagaimana menerapkannya pada pengguna perusahaan (Enterprise Users).

Perbedaan Gmail dan Akun Google Workspace

Seiring dengan perkembangan produk-produk Google, berulangkali terjadi perubahan pada tipe-tipe akun dan layanan-layanan aplikasi terkait. Google juga mengubah permisi/hak terhadap tiap-tiap jenis akun secara acak. Ini bukan mau mengkritik Google, tetapi ini memang alami pada proses pengembangan aplikasi yang cepat (Rapid Development Process) dari aplikasi-aplikasi berbasis Awan (Cloud Applications). Sering juga terjadi ketidak konsistenan antara dokumentasi produk dengan produk terkait (Aplikasi pengolah kata, aplikasi-aplikasi, produk dan layanan).

Ada 5 tipe akun google yang perlu diketahui dengan kedatangan Google Untuk Enterprise.

1. Gmail

Akun Gmail adalah Akun Google gratis dengan alamat email yang berakhir dengan @gmail.com. Akun Gmail ini mulai ada sejak tahun 2004, saat itu gmail merupakan suatu komoditas yang sedang hot dimana user memerlukan undangan untuk dapat memperoleh akun gmail. Pada saat itu dengan kapasitas penyimpan (storage) gratis 1GB dan rangkaian history percakapan yang cakep dan modern beda sekali dengan akun milik Yahoo dan Hotmail. Seiring dengan bertambahnya jatah kapasitas penyimpanan gratis demikian juga bertambah aplikasi-aplikasi yang terhubung dengan akun gmail ini. Mulai dari mailbox Gmail, pengguna juga dapat mengakses Google Docs, Google Calendar dan Google Sites. Dengan akun tersebut pengguna juga dapat login secara instan ke lusinan aplikasi-apliasi google yang lain seperti Picasa, Blogger dan Maps.

Banyak pengguna gmail sangat menyukai aplikasi dan akses kapan saja dan dari mana saja sehingga mereka mengatur agar mail-mail kerja yang lain di forward ke Gmail. Hal ini sangat umum pada organisasi kecil dimana keamanan email lebih lemah. Pengaturan akun gmail memungkinkan pengguna untuk menggunakan email address bisnis-nya muncul dalam alamat “reply from”. Akun Gmail di kelola oleh individu yang memiliki akun tersebut bukan oleh admin IT bisnis/perusahaan.

2. Akun Google

Akun Google merupakan sebuah username dan password yang dapat digunakan untuk login ke aplikasi-aplikasi Google seperti Docs (pengolah kata, spreadsheet, form, pengolah slide/presentasi,dll), Sites, Maps dan Search (Ini berbeda dengan Akun Google Workspace). Akun-akun ini tidak perlu harus berakhir dengan “@gmail.com”. Sebagai contoh, seorang pengguna dapat mendaftar ke akun Google yang dengan alamat “@yahoo.com”. Dengan akun ini, pengguna dapat membuat, mengedit dan berkolaborasi dengan Google Docs tanpa menggunakan sistem email dari google. Suatu mitos yang umum bahwa pengguna Google Workspace tidak dapat membagikan atau mengedit Google Docs dengan pengguna yang tidak memiliki akun google. Tetapi setiap orang dapat mendaftar akun Google gratisan dan menggunakannya untuk mengakses dan membagikan dokumen dan file.

3. Akun Google Workspace Free Edition (Edisi Standar / Edisi Gratisan).

Pembuatan untuk akun tipe ini sudah ditutup sejak 6 Desember 2012, bagi yang sudah membuat akun ini sebelumnya tetap dapat menggunakan dengan gratis dan tidak ada perubahan. Akun Google Workspace(penekanan pada kata “workspace”) merupakan akun yang diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain) yang menggunakan Google Workspace (mail, kalender, dokumen dan sites) untuk pengiriman pesan dan kolaborasi. Saat produk ini diperkenalkan awalnya sebagai “Google Apps untuk Domain Anda”, selanjutnya hanya disebut sebagai “Google Workspace”. Tipe akun ini berguna untuk organisasi, klub, grup informal yang tidak memerlukan peningkatan keamanan, support dan opsi admin sebagaimana pada Google Workspace. Support yang dimiliki untuk tipe ini hanya link ke Pusat Bantuan Google dan Forum Bantuan Pengguna Google. Akun ini gratis, tetapi dibatasi sampai 10 user saja, kalau mau tambah harus upgrade ke versi berbayar atau Google Workspace Business Starter  ataupun Google Workspace Enterprise.

4. Akun Google Workspace Business dan Google Workspace Enterprise

Akun Google Workspace keren untuk dimiliki, tetapi saat diperlukan untuk bisnis maka satu-satu nya pemain yang nyata dalam game adalah akun Google Workspace Business dan Google Workspace Enterprise. Akun ini memungkinkan setiap pengguna memiliki kapasitas (GWB starter) 30GB (untuk Gmail, Kalender, Docs, Google Video dan Google Group untuk Bisnis. Terdapat jaminan uptime aplikasi ini 99,9% dengan support melalui email maupun telepon. Akun ini diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain).

Saat ini layanan Google Workspace yang sebelumnya di kenal sebagai Gsuite, terdiri dari 2 Kategori dan masing-masing memiliki sub kategori:

  1. Google Workspace Business
    1. Google Workspace Business Starter
    2. Google Workspace Business Standard
    3. Google Workspace Business Plus
  2. Google Workspace Enterprise
    1. Enterprise Standard
    2. Enterprise Plus

Beberapa perbandingan Utama

Business Starter

Business Standard

Business Plus

Enterprise

Email bisnis khusus yang aman Email bisnis khusus yang aman Email bisnis khusus yang aman + eDiscovery, retensi Email bisnis khusus yang aman + eDiscovery, retensi, enkripsi S/MIME
Rapat video berkapasitas 100 peserta Rapat video berkapasitas 150 peserta + perekaman Rapat video berkapasitas 250 peserta + perekaman, pelacakan kehadiran Rapat video berkapasitas 250 peserta + perekaman, pelacakan kehadiran, pengurang derau, live streaming dalam domain
Penyimpanan cloud sebesar 30 GB per pengguna Penyimpanan cloud sebesar 2 TB per pengguna Penyimpanan cloud sebesar 5 TB per pengguna Penyimpanan sebanyak yang dibutuhkan
Kontrol keamanan dan pengelolaan Kontrol keamanan dan pengelolaan Kontrol keamanan dan pengelolaan yang disempurnakan, termasuk Vault dan pengelolaan endpoint lanjutan Kontrol keamanan, pengelolaan, dan kepatuhan tingkat lanjut, termasuk Vault, DLP, region data, dan pengelolaan endpoint perusahaan
Dukungan Standar Dukungan Standar (upgrade berbayar ke Dukungan yang Disempurnakan) Dukungan Standar (upgrade berbayar ke Dukungan yang Disempurnakan) Dukungan yang Disempurnakan (upgrade berbayar ke Dukungan Premium)

5. Akun Google Workspace Untuk Edukasi

Saat ini google menawarkan sekolah-sekolah atau universitas solusi Google Apps secara gratis. Ini termasuk akun pengguna untuk pelajar yang akan datang. Sebagaimana diketahui bahwa Google di dirikan oleh suatu proyek penelitian di Standford University, dan ini merupakan salah satu pengembalian ke komunitas edukasi. Untuk melihat fitur yang tersedia dalam Google Workspace untuk edukasi silakan kunjungi halaman ini: Google Workspace for Education homepage.Kualifikasi untuk dapat memperoleh akun Google Workspace untuk edukasi adalah institusi pendidikan dari SD, SMP, SMA dan Universitas yang non profit serta terakreditasi. Google memiliki hak untuk menentukan apakah institusi yang mengajukan memenuhi syarat atau tidak, memerlukan waktu sampai dengan dua minggu untuk diproses. Akun ini diasosiasikan dengan suatu domain (pengguna@namadomain)

Berikut Contoh institusi yang dikualifikasi dan yang tidak:

Contoh Yang Di Kualifikasi Contoh Yang tidak Dikualifikasi
Park Elementary School Park University Fraternities & Sororities
Park Middle School Park University Student Organizations (i.e. choir group)
Park High School Park Sports Teams
Park School District Solution/Service Provider for Park Schools
Park Technical College Association of Park City Doctors
Park Community College Park Teacher’s website/blogsite
Park University Park Driving School
Park University Department of Computer Science Park Beauty School
Park University Alumni Park Church
Park Equestrian Club
Park Sports Club
Park Sailing Courses
Park Public Library
Park Student’s website/blogsite

Berikut link petunjuk untuk menggunakan akun Google Apps Untuk Edukasi: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=2856827

Perbandingan

Jika anda ingin membandingkan fitur-fitur Google Workspace edisi Gratis, Google Workspace dan Workspace  Edukasi, silakan klik disini: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=en&answer=175121

Banyak pengguna Google memiliki berbagai tipe akun, Sebagai contoh penulis memiliki tiga tipe akun: satu akun gmail, satu akun Google diasosiasikan dengan akun Yahoo, dua akun Google Workspace Edisi Gratis dan satu akun Google Workspace Business Starter.