Anda dapat mendelegasikan akses ke Gmail Anda (mail delegation) kepada orang lain sehingga mereka dapat membaca, mengirim, dan menghapus pesan atas nama Anda. Sebagai contoh, Anda dapat mendelegasikan hak akses email Anda ke admin dalam organisasi Anda, atau Anda bisa mendelegasikan hak akses email pribadi Anda kepada orang lain. Dengan delegasi, orang lain yang telah diberikan hak, juga dapat mengakses kontak Anda dengan mengklik link Kontak. Mengklik link To, Cc, atau Bcc pada saat meng-compose email juga akan memunculkan kontak Anda.

Anda tidak akan dapat memberikan izin kepada siapa pun untuk mengubah password account atau pengaturan akun Anda, atau chatting atas nama Anda. Anda dapat mendelegasikan email Anda hingga ke 10 pengguna. Pelanggan Google Apps for Business, Education, dan Government dapat menentukan hingga 25 pengguna . Berikut ini adalah caranya:

  1. Klik ikon gear  di kanan atas.
  2. Pilih Settings.
  3. Pilih tab Accounts.
  4. Dibawah ‘Grant access to your account,’ klik link Add another account.
  5. Masukkan alamat email orang yang Anda inginkan untuk mengakses akun Anda dan klik Next Step. Ingat, Anda hanya dapat memasukan alamat Google Mail. Sedangkan untuk pengguna Google Apps, hanya dapat memasukkan alamat pengguna dalam 1 organisasi (tidak boleh diluar organisasi).
  6. Anda akan melihat sebuah pesan konfirmasi. Klik Send email to grant access jika Anda sudah yakin.
  7. Orang yang Anda delegasi akan menerima email verifikasi yang menjelaskan bahwa Anda telah memberikan akses kepada orang tersebut.
    • Setelah orang tersebut telah mengkonfirmasi, maka dibutuhkan waktu sekitar 30 menit sampai proses verifikasi selesai.
    • Untuk melihat apakah orang tersebut telah mengkonfirmasi akses ke akun Anda, silahkan lihat tab Accounts di menu Settings.

Setiap pesan yang orang lain (delegasi) kirim dari akun Anda, nama Anda akan tercantum disamping nama delegasi. Jadi, nanti akan muncul Pengirim: Nama Anda (dikirim oleh Nama Delegasi).

Jika seseorang telah memberikan Anda akses ke account mereka, Anda dapat mengaksesnya dengan mengklik gambar profil Anda atau alamat email di sudut kanan atas . Pilih alamat email delegasi Anda.

Tidak ada batasan jumlah akun yang dapat diakses oleh seorang delegasi.

Untuk menggunakan delegasi, kedua account harus diaktifkan dan diverifikasi, dan akun tidak memerlukan perubahan password pada saat login berikutnya. Jika tidak, setup akan gagal.

Pengguna Google Apps dapat memberikan akses ke pengguna lain melalui konsol Admin organisasi mereka. Hanya domain yang telah menyelesaikan (atau melewati) setup MX record yang dapat digunakan ketika memberikan akses dari domain lain.

Remove delegated access to your account

Jika Anda tidak menginginkan lagi orang lain dapat mengakses akun Anda, ikuti petunjuk ini:

  1. Klik ikon gear  di kanan atas.
  2. Pilih Settings.
  3. Klik tab Accounts.
  4. Dibawah ‘Grant access to your account’, klik delete pada akun yang ingin Anda hapus.
Jika Anda menduga bahwa delegasi ditambahkan tanpa izin, segera ubah password Anda. Klik di sini untuk mengetahui bagaimana hal ini bisa terjadi.