10 Tips Google Workspace untuk layanan kesehatan

10 Tips Google Workspace untuk layanan kesehatan

Ditengah pandemi yang terjadi Kesehatan menjadi prioritas bagi setiap orang, namun bagaimana caranya kita memaksimalkan komunikasi antar pasien, dokter, dan perawat ditengah pandemi Covid-19 seperti sekarang ini.

Tentu peran teknologi sangat berpengaruh untuk meningkatkan komunikasi antar pasien, dokter dan perawat, dan hal ini bisa diterapkan di Rumah Sakit maupun saat pasien berada di external Rumah Sakit, lalu apa saja tips Google Workspace yang bisa diterapkan untuk layanan kesehatan?

Kami telah mengulas beberapa tipsnya yang bisa digunakan sebagai berikut :

1. Dukung pasien dari jarak jauh menggunakan solusi layanan kesehatan virtual" "

Penyedia layanan kesehatan semakin beralih ke solusi alternatif untuk memberikan layanan kepada para pasien, terutama saat mereka tidak dapat bertatap muka langsung di lingkungan klinis. Dengan solusi perawatan virtual, seperti Google Meet dan Gmail, praktisi layanan kesehatan dapat memberikan cara yang aman dan terenkripsi untuk menghubungkan pasien dengan tenaga medis profesional. Panduan Penerapan HIPAA Google Workspace dan Cloud Identity menjelaskan cara Google Workspace mendukung kepatuhan HIPAA.

2. Sediakan perangkat yang dirancang untuk menjaga keselamatan kepada pelaku rawat dan tenaga layanan kesehatan garda depan" "

Bantu para tenaga dan praktisi layanan kesehatan garda depan dalam memasukkan dan mengakses informasi pasien dengan cepat dan aman. Anda dapat mempertahankan standar, kontrol, tata kelola, dan kepatuhan selagi staf layanan kesehatan Anda bekerja menggunakan perangkat seluler dan alat kolaborasi kapan saja di mana saja. Terapkan pengelolaan perangkat seluler dan enkripsi tingkat perangkat dengan Android enterprise atau Chromebook untuk solusi berbagi file.

Karyawan dapat membuat satu repositori file Google Drive yang mematuhi HIPAA. Di dalamnya, karyawan dan pelaku rawat dapat menyimpan dokumentasi dan informasi pasien serta organisasi dengan aman, apa pun format file-nya. Fitur sinkronisasi dan berbagi Drive memungkinkan orang mengakses, berbagi, dan berkolaborasi pada file mereka. Kini, organisasi Anda memiliki tempat terpusat untuk semua informasi penting, yang dapat diakses kapan pun oleh setiap karyawan (atau hanya grup terpilih), dari semua perangkat yang dikelola perusahaan.

*Panduan Drive di bawah mencakup cara membuat repositori file terpusat untuk organisasi, tetapi bukan cara memenuhi kepatuhan HIPAA. Untuk informasi tentang cara memenuhi kepatuhan, buka Kepatuhan terhadap HIPAA dengan Google Workspace dan Cloud Identity.

 

3. Tingkatkan efisiensi operasional dengan platform Drive yang kolaboratif dan tanpa kertas" "

Dengan menggunakan My Drive atau drive bersama, para dokter dan staf perawat dapat menyimpan dan berbagi salinan digital hasil X-ray, CT scan, pesan suara dan video, serta hasil pengujian diagnostik lainnya. File Drive diperbarui secara real time dan dapat dilihat dari berbagai perangkat (Android, Chrome, Apple iPads, dan banyak lagi) dalam lingkungan yang aman, untuk meminimalkan kendala yang timbul dari banyak aplikasi EHR dan EMR.

4. Latih tenaga kesehatan kapan saja dan di mana saja" "

Ingin melatih tenaga kesehatan di berbagai lokasi, jam kerja, dan produk? Mulai dari orientasi hingga pendidikan berkelanjutan, Anda dapat membuat portal pelatihan layanan mandiri dengan mudah. Simpan semua materi pelatihan Anda di My Drive atau drive bersama, dan sematkan file tersebut di Google Sites. Kemudian, gunakan Chromebook di lokasi pelatihan setempat sebagai perangkat pelatihan ala kios. Untuk pelatihan live secara global, adakan kelas virtual dengan Google Meet untuk menghemat waktu dan biaya perjalanan.

5. Sempurnakan pengalaman pasien dengan proses cepat selama pendaftaran, komunikasi, dan pemberian masukan" "

Untuk menghadiri janji temu, pasien mengisi formulir pendaftaran online (dibuat dengan Google Formulir) di kios Chromebook. Respons pasien dapat dikirimkan ke Google Spreadsheet untuk membantu staf melacak antrean pasien. Selama janji temu, dokter dan perawat menambahkan informasi administratif ke spreadsheet yang sama. Spreadsheet diperbarui secara real time sehingga staf langsung mengetahui hal-hal yang perlu dibagikan—misalnya, janji temu lanjutan serta pengingat—dengan setiap pasien sebelum mereka pulang. Jika perlu dirawat inap dalam jangka panjang, pasien dapat menggunakan Google Meet di berbagai perangkat agar tetap terhubung dengan keluarga dan teman. Pada akhir janji temu, pasien mengisi survei Formulir lainnya di kios Chromebook, untuk memberikan masukan sehingga Anda dapat terus menyempurnakan pengalaman pasien.

6. Kelola pengoperasian rumah sakit secara online, dari perangkat apa pun" "

Sederhanakan pengoperasian rumah sakit dan kurangi penggunaan kertas dengan mengalihkan semua pengoperasian dan proses Anda menjadi online. Dengan Google Formulir, Anda dapat membuat formulir elektronik untuk masukan pasien, pesanan suplai, permintaan cuti karyawan, pernyataan persetujuan kebijakan perusahaan, dan banyak lagi—dalam hitungan menit. Formulir mudah diperbarui dan Anda dapat mengaksesnya dari kios, komputer, atau perangkat seluler.

7. Buat, kelola, dan tampilkan aset merek digital untuk seluruh organisasi" "

Entitas layanan kesehatan membuat dan mengelola konten internal maupun eksternal dalam jumlah besar. Buat poster dan jadwal sesi terapi mendatang, iklan obat, informasi alergi, dan banyak lagi dengan Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Berikan transparansi dan tingkatkan produktivitas dengan mengelola metrik organisasi, seperti tingkat hunian ruangan, perawat yang sedang bertugas, dan waktu tunggu pasien di Spreadsheet. Simpan semua konten Anda di My Drive atau drive bersama agar karyawan dapat mengakses versi terbaru kapan saja. Lalu, kurangi penggunaan kertas dengan mendistribusikan dan menampilkan aset tersebut secara digital, misalnya dengan kios Chromebook.

8. Rekrut, wawancarai, dan jalankan orientasi tenaga kesehatan dengan cepat" "

Perusahaan layanan kesehatan terus berencana menarik minat karyawan baru, sehingga mempersingkat proses perekrutan dan orientasi akan meningkatkan keuntungan. Setelah kandidat yang tertarik mengirimkan informasi mereka melalui Google Formulir, Anda dapat melakukan wawancara dengan para kandidat terbaik dari mana saja di dunia dengan Google Meet. Lalu, sederhanakan proses orientasi dengan situs Google Sites yang memuat checklist dan tugas orientasi karyawan baru.

9. Koordinasikan dan komunikasikan rencana pasien dengan beberapa pelaku rawat" "

Karena pasien rumah sakit sering berinteraksi dengan setidaknya 10 tenaga kesehatan berbeda, koordinasi pasien yang efektif akan berdampak positif, misalnya pada hasil perawatan kesehatan, biaya yang lebih murah, dan kunjungan balik yang lebih sedikit. Gunakan Google Workspace untuk berkomunikasi dan mengoordinasikan sebuah rencana perawatan yang konsisten dengan seluruh tenaga kesehatan profesional dan tenaga ahli. Buat folder pasien di My Drive atau drive bersama, lalu simpan file pasien, seperti diagnosis, diagram, dan hasil tes. Bagikan akses ke folder pasien secara aman dengan semua pelaku rawat yang tepat. Kemudian, di folder yang sama, gunakan Google Dokumen untuk membuat catatan medis atau Google Spreadsheet untuk melacak tugas dan hasil pengobatan pasien tersebut. Anda dapat memberikan komentar di file untuk mengajukan pertanyaan tindak lanjut kepada pelaku rawat tertentu. Semua file di folder pasien diperbarui secara real time, sehingga pelaku rawat dapat langsung mengakses informasi terbaru kapan saja, di mana saja, dari berbagai perangkat.

10. Berdayakan tenaga layanan kesehatan jarak jauh dengan Google Workspace" "

Jaga komunikasi dengan tim layanan kesehatan jarak jauh, dan pastikan tim tidak melewatkan informasi dan status terbaru agar mereka dapat bekerja dengan lebih efektif. Google Workspace melengkapi rumah sakit, administrator, serta pelaku rawat dengan berbagai alat kolaborasi digital modern. Tim layanan kesehatan dapat bekerja sama dari jarak jauh secara real time dengan berbagai kemampuan Google Workspace, seperti konferensi video, chat, email, dan dokumen bersama. Berbagi dan berkolaborasilah dengan rekan kerja dan partner eksternal—kapan saja, di mana saja, dan dengan berbagai perangkat.

10 Tips Google Workspace Paperless Yang Bisa Dicoba

10 Tips Google Workspace Paperless Yang Bisa Dicoba

Di era teknologi yang semakin berkembang terus menerus setiap tahunnya.

Google terus berkomitmen mengembangkan fitur-fitur yang canggih untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola data dengan mudah seperti, penyimpanan data, share file dengan team, meeting interface.

Dengan perkembangan tersebut, Google memiliki segudang fitur yang bisa di gunakan untuk menghemat penggunaan kertas di perusahaan.

Apa saja fitur dan tips tersebut?
Berikut kami rangkum 10 Tips Google Workspace yang bisa digunakan untuk menghemat penggunaan kertas (Paperless) di Office dan Perusahaan.

1. Membuat formulir online sebagai pengganti survei atau kuesioner kertas
dengan Google Form

Google Forms (legacy) – Integromat Support
Buat dan distribusikan formulir online untuk respons acara, permintaan hardware, pendaftaran karyawan baru, membuat kuesioner customer service terhadap penilaian kinerja suatu fitur, perusahaan (feed back) dan lainnya dengan mudah, dalam hitungan menit menggunakan Formulir. Setelah mengirimkan formulir, Anda akan mendapatkan respons secara real-time, bisa di download kedalam excel. Anda dapat menggunakan ringkasan dan diagram di Formulir untuk mempelajari hasil.

2. Memantau jadwal dan tenggat waktu penting
Tetap pantau tugas dengan membuat rencana project online di Spreadsheet. Buat daftar tugas dan tugaskan ke anggota tim. Siapa pun dapat langsung memperbarui daftar tugas online secara real-time, tanpa harus membaca email dari masing-masing orang. Kemudian, gunakan Kalender untuk membuat kalender tim online yang dapat diakses dan diperbarui oleh setiap orang jika terdapat perubahan pada jadwal dan tenggat waktu. Saat menjadwalkan rapat tim di Kalender, dan minta pembaruan dari setiap orang sebelum rapat.
Google Calendar GIF by Product Hunt - Find & Share on GIPHY

3. Membuat, menyimpan, dan berbagi konten secara online
Google memiliki fitur yang cukup banyak salah satunya yaitu membuat file, serta menyimpannya di Google Cloud , dan kelola gambar, video, PDF, dan file lainnya menggunakan Drive. Drive kemudian akan disinkronkan ke cloud agar setiap orang dapat mengakses konten terbaru kapan saja. Fitur berbagi dan kontrol akses di Drive membuat kerja sama dengan tim internal dan partner eksternal menjadi lebih mudah dan aman.

Selain itu anda dapat membuat dokumen baru secara langsung di jendela browser. Tulis dan bagikan materi, grafik, atau presentasi secara online dengan Google Docs, Spreadsheet, atau Slide, dengan fitur ini anda akan menghemat lembaran kerta materi presentasi untuk sesi pelatihan anda. Semua orang dapat melihat versi terbaru di komputer, tablet, atau telepon mereka, serta menambahkan masukan secara real-time pada file tersebut.

4. Membuat papan buletin virtual
Ingin berbagi pengumuman, acara berikutnya, atau perkembangan project terbaru dengan tim Anda? Anda tidak perlu mencetak dan memposting informasi ini. Gunakan Grup untuk membuat milis yang berfungsi sebagai papan buletin virtual dan menjangkau kotak masuk semua orang sekaligus

5. Mendiskusikan ide dan memberikan masukan secara online
Mendapatkan masukan untuk hasil pekerjaan Anda bisa sulit jika Anda bekerja dalam tim yang besar dan harus mencetak draft file untuk dibagikan dan diperiksa. Namun sekarang Buat file di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide secara online, lalu bagikan file tersebut dengan anggota tim dan pihak lainnya untuk menerima masukan dan tuangkan ide kalian bersama-sama sesuai yang ditargetkan dan diharapkan.

6. Berbagi referensi dengan tim di situs internal
Membuat referensi dan situs internal lebih mudah sekarang dengan adanya layanan Google Sites, yang ada memang bisa memakan banyak waktu, terutama jika Anda mengelola tim di seluruh dunia. Simpan semua aset di satu tempat dengan Google Sites, Kini, semua orang di organisasi Anda di mana pun mereka berada tetap bisa mendapatkan referensi yang terbaru.
Google Workspace Updates: Copy a site in the new Google Sites

7. Menyimpan semua draf file di satu file saja, dan kembali ke versi sebelumnya kapan saja
Saat mengerjakan video, gambar, PDF, dan file lainnya, Anda mungkin menyimpan beberapa draf sebagai referensi. Di Drive, Anda dapat menyimpan semua draf file dalam satu file sehingga lebih rapi, dan dapat kembali ke versi sebelumnya kapan saja jika diperlukan.

Jika Anda membuat item baru di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, semua draf akan otomatis disimpan di file yang sama. Cukup gunakan histori revisi untuk melihat perubahan dan beralih ke versi sebelumnya.

8.Memindai dokumen fisik di mana saja dan menyimpannya secara online
Daripada menyimpan tanda terima atau dokumen kertas, pindai tanda terima atau dokumen tersebut menggunakan aplikasi Drive di ponsel Anda. Kini, Anda dapat dengan mudah memiliki PDF instan untuk setiap transaksi.

9. Mengirim dokumen & atau spreadsheet versi PDF
membuat dokumen dengan Google Docs, sangat mudah selain bisa berbagi file, mengedit file, lalu bagaimana jika file google docs anda perlu di revisi ke versi sebelumnya, tentu dengan Google Docs dengan fitur version history akan dengan mudah mengecek versi layanan Google Docs dari 1 versi ke versi lainnya. selain itu google docs & spreadsheet yang telah ada buat anda bisa rubah atau konversi dengan dalam bentuk PDF, dengan cara download as PDF, setelah itu download file tersebut dan kirimkan ke klien anda.
How to Save a Google Doc as a PDF | Smallpdf

10. Melatih karyawan baru kapan saja dan di mana saja
Memiliki tenaga kerja terdistribusi yang memerlukan pelatihan tepat waktu? Ingin mengurangi biaya pelatihan di lokasi dan materi pencetakan? Memang bisa? Jawabannya tentu saja bisa, dengan fitur Google Meet
Gunakan Google Meet untuk melakukan kelas pelatihan virtual di seluruh dunia serta, dimanapun dan kapapun anda dapat bertemu secara langsung face to face, menghemat waktu dan biaya perjalanan. Kemudian, gunakan Sites untuk membuat halaman web dengan semua referensi orientasi dan pelatihan agar orang lain dapat dengan mudah menemukan materi referensi penting di satu tempat.