NB : Posting ini merupakan bagian pertama dari lima tahap yang merincikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk pergi ber-Google ria.

Migrasi ke Google Apps bisa menjadi kerjaan yang menakutkan, tergantung pada ukuran organisasi Anda, jumlah data yang akan dimigrasi, sistem yang mau dimigrasi-in, dan tingkat keakraban karyawan Anda dengan Gmail dan konsumen lain yang menggunakan produk Google. Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan oleh para pemimpin atau eksekutif dalam bidang IT saat merencanakan langkah-langkah awal dari sebuah migrasi. Persiapan baik sejak dini akan membawa kesuksesan nantinya.

 

Pastikan dukungan dari para decision makers perusahaan

Hal pertama dan terpenting,  para pengambil keputusan di perusahaan Anda harus benar-benar mendukung migrasi ke Google. Ber-alasankan penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan kolaborasi sudah cukup untuk meyakinkan mereka, bahkan yang paling paranoid sekalipun. Setelah orang-orang IT dan para pemimpin perusahaan udah sehati, baru Anda bisa memulai migrasi Anda.

 

Tentukan siapa yang dilibatkan dalam proses migrasi

Ukuran perusahaan Anda, jumlah data dan sumber data yang terlibat dalam migrasi, dan pengalaman staff IT Anda dengan Google Apps harus diperhitungkan disini. Perusahaan dengan data yang kecil untuk dimigrasikan, punya ahli migrasi Google Apps yang sedikit handal, dan karyawan yang sudah akrab dengan Gmail mungkin dapat melakukan migrasi ke Google Apps tanpa bantuan dari konsultan luar.

Perusahaan yang memigrasikan sejumlah besar data email dan data lain (seperti dokumen yang disimpan di sebuah server file on-premise) dan mencari tenaga terlatih mungkin dapat meminta bantuan Google Apps reseller. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan Google Apps reseller, pilihlan Google Apps Premier reseller dengan spesialis deployment yang bersertifikat. Untuk perusahaan besar, melakukan migrasi tanpa bantuan dari luar bisa menjadi rumit dan sangat menantang. Perusahaan dengan sumber daya IT yang terbatas akan menjadikan proyek tersebut lebih menegangkan.

 

Tentukan strategi migrasi Anda

Menentukan strategi migrasi Anda akan sangat bergantung pada sistem bawaaan yang saat ini dipakai oleh perusahaan dan ukuran perusahaan Anda. Untuk perusahaan dengan ribuan karyawan dan beberapa kantor cabang (biasanya bertaraf internasional), migrasi secara bertahap sangat penting untuk dilakukan,

Perusahaangoing google - determine strategy yang mengalami masalah teknis dengan server bawaan mereka akan memigrasikan data dengan jumlah minimal untuk menjaga agar karyawan mereka dapat tetap bekerja sampai proses migrasi dapat diselesaikan (misalnya Anda segera memigrasikan data dari 30 sampai 60 hari terakhir, dan kemudian menyelesaikan sepenuhnya migrasi tersebut pada waktu yang akan datang).

Beberapa perusahaan ada yang langsung memigrasikan semua datanya, dalam beberapa kasus yang langka, ada juga perusahaan yang kembali memulai dari awal dan tidak melakukan migrasi apapun. Jika Anda memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan dan mengelola jumlah data yang dimigrasikan, kami menyarankan memilih tanggal libur dan memindahkan semua pengguna dan data pada hari itu, metode tersebut jauh lebih mudah untuk dikelola.

Apapun pendekatan migrasi yang Anda terapkan, pastikan untuk memanfaatkan alat migrasi dan panduannya yang disediakan oleh Google untuk Microsoft Exchange (PDF) dan Outlook, Lotus Notes (PDF), dan webmail yang sesuai dengan sistem bawaan Anda.

 

Mengatur Timeline

Setelah Anda menetapkan hati untuk “Go-Google” dan memilih tim migrasi Anda, Anda harus menetapkan waktu sekitar empat atau lima minggu, tentu saja hal ini akan bervariasi tergantung besarnya perusahaan atau perusahaan memigrasi sejumlah data yang sangat besar dan sistem lain ke cloud secara bersamaan. Pastikan untuk menghindari penjadwalan pada saat acara besar perusahaan dan sewaktu trafik sedang tinggi. Alangkah lebih baik jika melakukan migrasi pada saat akhir pekan, memberikan banyak waktu kepada departemen IT untuk memperbaiki masalah apapun yang muncul. Ketika karyawan membuka email masuk mereka pada senin pagi, mereka akan memasuki minggu yang baik dengan sistem yang baru.

Jika Anda menjadwalkannya selama empat atau lima minggu, ikuti penjadwalan berikut ini :

  • Minggu 1 – Persiapan
  • Minggu 2 – Pengujian dan Konfigurasi
  • Minggu 3 – Melatih pengguna dan memanajemen perubahan
  • Minggu 4 – Melakukan Migrasi
  • Minggu 5 – Finalisasi dan menindaklanjuti dengan pengguna

 

Pastikan karyawan Anda sepaham

Terlepas dari ukuran organisasi Anda, memastikan karyawan sepaham dengan migrasi Google merupakan hal yang penting. Jika Anda gagal meyakinkan karyawan Anda untuk “Gooing-Google”, Anda akan meresikokan keseluruhan migrasi. Karyawan yang tidak yakin pada strategi baru Anda akan menjadikan migrasi layaknya sandera, bergantung pada sistem bawaaan yang lama setelah sistem tersebut dipensiunkan. Hal ini merupakan kegagalan untuk mengadopsi sistem baru dan membuat mimpi buruk bagi IT, menciptakan gesekan pada perusahaan dan memperlambat keseluruhan migrasi.

Cari dan temukan inovator teknologi, pengadopsi awal, dan karyawan yang menggunakan Gmail untu email pribadi mereka. Mereka dipastikan sudah sangat akrab dengan banyak fitur yang ditemukan di Google Apps dan sangat gembira jika email perusahaan juga sudah “Going-Google”. Para evangelist ini dapat menunjukkan berbagai manfaat dari Google Apps seperti kemampuan untuk menyimpan data secara langsung, kolaborasi real-time, one click sharing, video confrence, panggilan suara, chatting, dan masih banyak lagi. Memastikan pemengaruh karyawan sepaham dengan migrasi Anda akan membuat proses migrasi berjalan lebih lancar walau dengan karyawan yang skeptis.

Dalam perusahaan besar, pastikan Anda memiliki beberapa evangelist, setidaknya satu disetiap departemen. Kemudian Anda dapat menggunakan beberapa evangelist untuk pelatihan karyawan, meringankna beban pada bagian IT dan mengurangi ketergantungan Anda pada bantuan dari luar.

 

(Lebih) berkomunikasi dengan karyawan Anda

Mengkomunikasikan perubahan yang akan datang kepada para karyawan Anda merupakan sebuah kebutuhan yang penting. Migrasi adalah sebuah usaha besar dari perspektif teknis, dan juga mengharuskan karyawan membiasakan diri dengan antarmuka baru, terminologi dan cara yang benar-benar baru dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Pastikan untuk mengirim email yang berisikan update, tips untuk latihan, link ke situs yang berisikan informasi berguna, dan mengadakan sesi yang mendiskusikan mengapa migrasi terjadi dan bagaimana karyawan memperoleh manfaat.

Setelah rangkain migrasi telah selesai, Anda juga harus memastikan untuk memberikan informasi mengenai potensial gangguan layanan, perubahan perangkat keras dan perangkat lunak dan perubahan kebijakan privasi yang baru kepada karyawan Anda, sehingga mereka dapat mempersiapkan diri sebelumnya.

Berikut adalah beberapa contoh email untuk dikirimkan kepada karyawan Anda.

 

Survey karyawan Anda

Ketika Anda berkomunikasi tentang perubahan sistem yang akan datang, maka Anda akan terbantu untuk mengetahui fitur apa yang sangat diperlukan oleh karyawan Anda pada sistem sebelumnya. Sehingga ketika Anda terlibat dalam pelatihan pengguna, Anda dapat lebih fokus pada hal yang sama dalam Google Apps.

Agar dapat segera mengumpulkan informasi ini, departemen IT dapat mengirimkan survei singkat. Pertanyaan yang diberikan dapat bervariasi tergantung pada sistem bawaan perusahaan Anda yang dimigrasikan, tetapi harus tetap terfokus pada penggunaan, fungsionalitas, keakraban dengan Google Apps dan Gmail, dan kepentingan migrasi. SurveyMonkeys atau Google Forms (mengingat Anda menggunakan Google) menyediakan layanan yang dapat Anda gunakan untuk membuat dan mengirimkan survei.

 

NB : 

Setelah Anda menentukan tahap migrasi Anda, mengkonfirmasi jadwal dan memastikan bahwa karyawan dan pimpinan perusahaan Anda sudah sepaham, Anda dapat mulai mengeksplorasi lebih dalam Google Apps Suite.

Untuk beberapa tips migrasi, pastikan Anda meninjau bagian kedua dari seri ini yang membahas konfigurasi dan pengujian Google Apps Suite.