NB : Posting ini merupakan bagian kedua dari lima tahap yang merincikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk pergi ber-Google ria. Tinjau ini untuk melihat yang pertama.

 

Anda telah membuat keputusan untuk “Go Google”  sekali dan untuk selamanya. Anda telah memastikan karyawan sepaham dengan Anda dan telah mempersiapkan diri untuk bergerak ke tahap selanjutya, jadi tunggu apa lagi…

 

Konfigurasi Google Apps

 

Pembelian Lisensi

Setelah membuat keputusan untuk “Go Google”, sudah saatnya untuk mulai melaksanakan prosesnya. Pertama dan terpenting, Anda perlu membeli lisensi Google Apps untuk pengguna di domain Anda. Meskipun Anda dapat membeli lisensi dasar per pengguna, kami sarankan sekaligus membeli lisensi untuk semua karyawan yang ada. Anda telah berkomitmen untuk “Go Google”, jadi berkomitmenlah terhadap keuangan dan mulai migrasi Anda. Lagipula Anda tidak dapat sepenuhnya mengatur fitur dalam domain Anda, seperti Google Groups, tanpa terlebih dahulu membeli lisensi untuk setiap karyawan.

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya di bagian pertama, Anda dapat membeli lisensi melalui reseller  atau membelinya langsung melalui Google. Kompleksitas migrasi Anda, jumlah data yang Anda butuhkan untuk migrasi dan tingkat kenyamanan karyawan Anda menggunakan produk konsumen Google, seperti Gmail, akan menentukan keputusan Anda dalam hal ini.

 

Gunakan Google Apps Setup Wizard

Setelah Anda membeli lisensi pengguna, login ke akun Anda dan kunjungi tab Setup di control panel Google Apps (Untuk mengakses control panel dari kotak masuk Gmail Anda, klik ikon berbentuk gear dan pilih Manage this domain). Setelah itu, Anda akan masuk lebih dalam ke Google dengan setup wizard.

 

google-apps-set-up-wizard

 

Pastikan Anda menjalankan setiap langkah dengan cermat, memilih pengaturan yang sesuai di setiap bagian. Anda tidak perlu mengatur surat di bagian “Set up your Apps” karena dengan melakukan hal itu akan menyebabkan semua surat yang masuk akan dikirimkan ke Google Apps, bukan ke server mail Anda saat ini. Anda dapat kembali ke setup wizard setelah Anda menyelesaikan migrasi dan mengatur mail untuk diri sendiri dan pengguna Anda.

 

Testing Google Apps

 

Login dan mengakrabkan diri dengan Google Apps

Meskipun Anda tidak akan menerima email pada akun Google Apps Anda (tidak akan terjadi sampai anda mengarahkan MX Records Anda), Anda harus bersedia menghabiskan waktu selama beberapa jam untuk menjelajahi Google Apps, termasuk fungsi-fungsi Administrasi dalam control panel dan produk pendukung lain dalam Google Apps Marketplace. Pastikan Anda :

  • Membuat / Mengirim Email
  • Membuat dokumen, slide, dan lembar kerja
  • Mengatur profil Google+ Anda dan melakukan Google Hangouts
  • Jelajahi fitur email seperti Label, Filter, dan Folder
  • Mengakrabkan diri dengan Google Talk (Gtalk)

 

Mengatur Google Apps Migration Tool

Nah, sekarang Anda telah membiasakan diri dengan Google Apps pada tingkat dasar, sekarang waktunya memigrasi data dari sistem bawaan Anda ke Google Apps. Berbicara mengenai migrasi data ke Google Apps tidak akan terlepas dari email, kalender, dan kontak, kita berfokus pada hal-hal tersebut. Kami menyarankan Anda untuk memigrasikan data Anda dan data salah satu orang lain, lebih disukai karyawan non-teknis, untuk mendapatkan persepektif yang berbeda pada lingkungan yang baru.

Sebelum memulai migrasi, Anda harus mencatat apa yang akan dan tidak akan ditransfer selama proses sedang berlangsung, dan bagaimana data bisa diformat ulang setelah dimigrasikan.

Data yang bermigrasi akan lebih bervariasi, tergantung dengan sistem bawaan yang Anda migrasikan. Jika Anda bermigrasi dari Microsoft Exchange (migrasi paling umum), periksa panduan administrasi GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) halaman 12-15. Berikut adalah beberapa fitur Exchange yang paling umum digunakan yang tidak akan ditransfer selama proses migrasi:

 

  • Shared Folders – Anda dapat mengganti fungsi ini melalui Google Groups, yang dapat berfungsi sebagai daftar distribusi, forum, dan banyak lagi.
  • .exe Files – (akan di attach ke email)
  • Importance Levels – Google memungkinkan Anda untuk menandai pesan sebagai “penting” atau “tidak penting” dan Anda juga dapat membuat sebuah “Inbox prioritas” untuk menempatkan email “penting” di atas email biasa.
  • Signatures Pengguna dapat menciptakan signature email di pengaturan Gmail mereka atau Admin dapat menginstall program pendukung untuk mengstandarisasi signature pada keseluruhan perusahaan.
  • External shared contacts – Untuk mendapatkan kembali fungsi ini, Anda perlu menginstall program pendukung solusi melalui Google Apps Marketplace.
  • Tasks – Ganti fungsi ini fitur Google’s native Task, yang muncul langsung di kotak masuk atau menginstal program pendukung solusi manajemen.

 

Jika Anda menggunakan Lotus Notes, kunjungi panduan GAMLN, terutama halaman 9-10, untuk menentukan bagimana item-item bermigrasi. Berikut daftar berbagai perubahan yang harus Anda sadari selama proses migrasi:

 

  • Folder Mail akan muncul sebagai Label di Gmail – pencipataan Label pada folder dapat gagal apabila pengguna telah mengganti tipe folder menjadi Shared atau Private pada pemakaian pertama.
  • Tindak lanjut flag yang muncul sebagai bintang di Gmail
  • Tanda unread tidak dimigrasikan
  • Kalender migrasi:
    • Tidak mendukung peserta yang didelegasikan
    • Tidak mendukung aturan akhir pekan Lotus Notes

 

Memigrasi data ke Google Apps untuk pengujian

Setelah Anda membuat catatan perbedaan fitur pos migrasi, saatnya untuk benar-benar memigrasikan data. Seperti telah dibahas, sistem bawaan Anda membuat perbedaan besar disini. Untuk Exchange gunakan alat GAMME (atau Google Apps Sync for Microsoft Outlook (GASMO) jika data tersimpan secara lokal pada komputer pengguna), untuk Lotus Notes gunakan panduan GAMLN, dan jika Anda melakukan migtasi cloud to cloud, Anda dapat menggunakan produk lain seperti ShuttleCloud.

 

Perhatikan berapa lama waktu yang diperlukan untuk migrasi (ini akan bergantung pada kualitas koneksi dimana server Anda dihosting) sehingga Anda dapat memperkirakan waktu yang diperlukan unutk melakukan migrasi pada sektor lain di perusahaaan Anda.

 

Review perubahan paska-migrasi

Setelah data Anda bermigrasi dari sistem on-premise ke Google Apps, lakukan hal ini untuk menguji sistem (setelah semuanya, Anda hanya memiliki satu kali kesempatan melihat perbedaan antara sistem dengan fresh eyes):

  •  Cari sebuah pesan tertentu menggunakan fungsi Search di Gmail, karena Anda tidak lagi memiliki fitur penyaringan atau pengurutan
  • Pastikan bahwa Kalender Anda bermigrasi dengan benar
  • Pastikan Kontak telah terisi dengan baik
  • Pastikan Anda tahu bagaimana menyelesaikan tugas-tugas Anda yang paling umum dalam sistem yang baru

 

Setelah data benar-benar bermigrasi, mengatur akun Anda, dan meng-explore semua Google Apps yang ditawarkan, Anda sekarang dilengkapi dengan baik untuk tahap berikutnya dari migrasi – pelatihan karyawan dan manajemen perubahan. Untuk lebih mempersiapkan diri pada tahap ini, dimana karyawan bingung dan ragu-ragu cenderung memiliki banyak pertanyaan, pastikan Anda dapat memberikan jawaban mengenai fitur yang paling sering digunakan karyawan dan bagaimana fitur tersebut diterjemahkan ke Google Apps.

 

NB:

Untuk saran lebih lanjut tentang melakukan perubahan manajemen dan pelatihan karyawan, pastikan untuk memeriksa bagian ketiga dari seri ini.